Protokolle richtig, entspannt und punktgenau schreiben!

Das Webinar richtet sich an Verwaltungsangestellte, Teamleiterinnen und Teamleiter sowie Führungskräfte, die effektive Kommunikationswerkzeuge für die präzise Protokollführung benötigen. Projektmanagerinnen und Projektmanager profitieren ebenfalls von unseren Tipps, die eine klare Nachverfolgbarkeit sicherstellen.

Effiziente Protokollführung ist das Rückgrat jeder gut organisierten Besprechung und unerlässlich für die transparente und präzise Kommunikation innerhalb von Organisationen. Protokolle gewährleisten, dass alle Beteiligten, unabhängig von ihrer Anwesenheit bei der jeweiligen Besprechung, vollständig informiert bleiben und auf dem neuesten Stand der Entscheidungen und Maßnahmen sind. Die Herausforderung liegt jedoch oft in der zeitaufwendigen Natur der Protokollführung sowie in der Notwendigkeit, absolute Genauigkeit und Klarheit zu gewährleisten.

Die Auswahl der geeigneten Protokollart und deren sachgerechte Anwendung spielen eine entscheidende Rolle. Es gibt eine Vielzahl von Protokollarten, die je nach Bedarf und Zweck der Besprechung eingesetzt werden. Das Verständnis dieser Unterschiede ist der erste Schritt zur Optimierung der Protokollierung. Zentral ist die Fähigkeit, wichtige Informationen zu erkennen und Nebensächlichkeiten auszusortieren. Diese Kompetenz ermöglicht es Fachleuten, effektiver zu protokollieren, indem sie einen Überblick über die wesentlichen Punkte behalten und gleichzeitig unwichtige Details eliminieren. Struktur ist ebenfalls von großer Bedeutung; sie hilft, den roten Faden während der Besprechungen zu bewahren und die Informationen logisch und nachvollziehbar zu ordnen. Effektives Mitschreiben, auch ohne Stenografie-Kenntnisse, ist eine weitere wesentliche Fertigkeit. Protokollführung erfordert nicht nur schnelle Schreibfähigkeiten, sondern auch die Fähigkeit, das Gesagte sofort in eine strukturierte und präzise Form zu überführen. Für den Fall, dass Diskussionen zu komplex oder schnell sind, müssen Protokollführer Strategien entwickeln, um dennoch mithalten zu können. Die formale Gestaltung des Protokolls spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine übersichtliche, ansprechende und normgerechte Dokumentgestaltung erhöht die Lesbarkeit und die Professionalität des Protokolls. Die Protokollsprache muss dabei klar und direkt sein, um Missverständnisse zu vermeiden und die Kommunikation zu vereinfachen.

Moderne Technologien wie KI und spezialisierte Apps können diesen Prozess erheblich unterstützen. Sie ermöglichen nicht nur schnelleres und effizienteres Protokollieren durch automatisierte Mitschriften, sondern auch eine bessere Hervorhebung und Organisation der gesammelten Daten. Durch den Einsatz dieser Technologien kann die Qualität der Protokolle gesteigert und der Arbeitsaufwand für die Protokollführer deutlich reduziert werden.

Eine Stimme aus dem letzten Webinar:

Jessica Steiner (Bau- und Verkehrsdepartement des Kantons Basel-Stadt): "Das Seminar war sehr kurzweilig und insgesamt sehr gelungen. Es hätte allerdings noch zwei zusätzliche Stunden vertragen können, da das Thema spannend war und wir dadurch die Möglichkeit gehabt hätten, noch tiefer ins Detail zu gehen oder gemeinsam Beispiele zu erarbeiten. Ich bin überzeugt, dass der Lerneffekt durch diesen zusätzlichen Praxisbezug noch nachhaltiger gewesen wäre. Besonders beeindruckt hat mich, wie  Andreas Schmid seinen umfangreichen Erfahrungsschatz im Journalismus eingebracht hat. Seine praxisnahen Erklärungen und lebendigen Beispiele haben mir sehr geholfen, die Inhalte besser zu verstehen und direkt für meinen eigenen Alltag mitzunehmen. Ich konnte wirklich viel aus dem Seminar mitnehmen und würde es jederzeit weiterempfehlen."

• Welche Protokollarten es gibt und wofür man sie braucht.
• Ãœberblick statt Einblick: Wie Sie wichtige Informationen erkennen und Spreu vom Weizen trennen.
• Struktur statt Chaos – wie sie den roten Faden behalten.
• Wer kann schon Steno? Wie Sie sich vorbereiten und mitschreiben.
• Schwer verständlich? Was Sie tun, wenn Sie nicht mitkommen.
• Fürs Auge: Wie Sie ein Protokoll formal übersichtlich gestalten.
• Protokollsprache – Grundsätzliches und Feinschliff.
• Wie KI und Apps Ihnen helfen (können).