So oder so, die Konferenz findet in jedem Fall statt

Wissens- und Kulturschaffende sind in besonderem Maße von der Pandemie betroffen.

Ihr Kerngeschäft besteht darin, dass Personen sich zu einem bestimmten Anlass an einem bestimmten Ort zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammenfinden. Jede Veranstaltung konfiguriert sich aus diesen drei Basisvariablen. Die kritischste Variable ist in dieser Aufzählung der Ort. Anlass und Datum lassen sich unverändert gut planen. Nur der Ort entzieht sich seit Beginn der Pandemie jeglicher planerischer Sicherheit.

Die Rahmenbedingungen, welche in einigen Monaten vorliegen werden, sind heute nicht sicher bestimmbar.

In der vergangenen Woche haben wir unsere Konferenz "Die saubere Stadt" durchgeführt, die traditionell seit Jahren im März stattfindet. Schon letztes Jahr wollten wir uns in Nürnberg treffen, in einer Stadtführung das Zentrum erkunden und uns später bei einem Glas Bier über lokale Spezialitäten hermachen. Ging nicht. Die Konferenz haben wir abgespeckt dann im Mai online nachgeholt. Dabei gingen wir - durchaus ein wenig naiv - von der Überzeugung aus, dass der Stadtrundgang nur auf den März 21 verschoben ist. Es überrascht nicht, dass wir uns auch diesmal nicht auf den Weg nach Nürnberg begeben haben. So hat die Konferenz wiederum ausschließlich digital stattgefunden und zwar zur größten Zufriedenheit aller teilnehmenden Personen. In den Erwartungen spielte der Ort zu diesem Zeitpunkt keine Rolle mehr.

Inhalte sind wichtiger als Orte.

Das Feedback am Ende einer digitalen Veranstaltung folgt durchweg folgendem Muster. Inhaltlich hat die Konferenz oder das Seminar alle Erwartungen erfüllt oder vielleicht sogar übertroffen. Wehmütig wird dann ergänzt, dass ein persönliches Treffen noch attraktiver gewesen wäre. Dieser derzeit unerfüllbare Wunsch führt aber nicht dazu vollkommen auf eine Teilnahme zu verzichten. Wir haben es also mit einer klaren Prioritätensetzung zu tun, die für viele Personen gilt. Entscheidungskriterien Nr. 1 sind der Inhalt und erwartbare Nutzen. In dieser Phase der Pandemie zeugt dies von persönlicher Flexibilität und Pragmatismus. Aber nächstes Mal treffen wir uns wieder persönlich. Doch wann wird das sein?

Besondere Veranstaltungen können hybrid stattfinden.

Jede Fehlplanung ist unwirtschaftlich und führt zu Irritationen. Deshalb versucht die Veranstaltungsplanung sich vor allem bei der kritischsten Variable auf sicheres Terrain zu begeben. Manche Veranstaltungen verbleiben gleich im Internet und werden erst gar keiner Stadt zugewiesen. Insbesondere bei Konferenzen mit einem einmaligen Programm halten wir hingegen die hybride Veranstaltung für die beste Lösung, indem wir die Präsenzveranstaltung mit der virtuellen Veranstaltung kombinieren. Die Vorträge findet vor Publikum statt und Zuschauer können außerhalb per Live-Stream teilnehmen.

Unsere letzte hybride Konferenz fand im Oktober statt. Seit dem Herbst sind größere Veranstaltungen in den meisten Bundesländern verboten. Mit etwas Optimismus ändert sich dies im Spätfrühling oder Frühsommer wieder. Wir können wieder unter Einhaltung der Distanz- und Hygieneregeln auf Reise gehen. Dies werden aus unterschiedlichsten Gründen weder alle interessierten Personen noch alle Vortragende wollen. Deshalb verfolgen wir bei unseren hybriden Konferenzen ein Konzept, das Kommunikation in beide Richtungen ermöglicht. So war es auch bei unserer letzten hybriden Konferenz. Einige Vortragende saßen in ihrem Homeoffice und übertrugen die Präsentation auf die große Leinwand im Tagungsraum. Andere standen wie gewohnt am Rednerpult. Die Personen im Tagungsraum und auch die per Videokonferenz Zugeschalteten haben sich gegenseitig gesehen und konnten mit einander diskutieren. Jede Veranstaltung lebt von Interaktivität, und dies ist auch hybrid technisch realisierbar.

Inhalte und Zeitpunkt bleiben konstant.

So kann jede Person für sich selbst eine persönliche Entscheidung treffen. Nehme ich die Risiken einer Reise auf mich oder bleibe ich lieber an meinem Ort? Die Flexibilität entsteht dadurch, dass der Hauptnutzen in jedem Fall ermöglicht wird. Uns Veranstalter schützt dies vor Fehlplanungen. Sollte wie jetzt im März ein Ort für Veranstaltungen verboten sein, wechseln wir eben kurzerhand das Format von hybrid auf rein digital. Die Veranstaltung kann in jedem Fall garantiert stattfinden mit den versprochenen Inhalten zu den vereinbarten Zeitpunkten.