Sicherstellen der Arbeitsfähigkeit im Home- oder Mobile-Office

COVID 19 verändert die Arbeit. Aus heutiger Sicht wird das Home- oder Mobile-Office dauerhaft bleiben. Damit rückt eine zentrale Frage in den Vordergrund. Was müssen wir tun, um unsere Arbeits- und Leistungsfähigkeit abzusichern? Die Arbeit zu Hause macht selbst bei vollkommen flexiblen Arbeitszeiten nur wenig Sinn, wenn die Technik nicht funktioniert, die Arbeitsprozesse nicht abgestimmt sind und die rechtlichen Anforderungen nicht einfach erfüllt werden können. Erschwerend erweisen sich fehlende Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen und Unsicherheiten beim Daten- und Arbeitsschutz.

Ein wesentlicher Pfeiler einer flexiblen Arbeitsorganisation ist ein Dokumentenmanagementsystem. Es geht darum Arbeitsschritte zu strukturieren, zuzuweisen und zu ordnen. Die Unterlagen werden digitalisiert und einheitlich zur Verfügung gestellt. Das Seminar möchte Impulse und Anregungen zur Einführung eines Dokumentenmanagements setzen. Es beschäftigt sich nur am Rande mit den technisch möglichen IT-Systemen. Stattdessen liegt der Schwerpunkt liegt bei den Chancen, Möglichkeiten, Herausforderungen und durchaus auch Risiken im Zeitalter sich verändernder Arbeitsabläufe und -plätze.

 

Eine Stimme aus einem der letzten Seminare:

Rolf Tippner (Öffentliche Verwaltung NRW: Inhaltlich hat es mich weiter gebracht und es war auch eine gute Erfahrung, ein solches Webinar mitzuerleben. Es war auch beruhigend zu erfahren, dass auch längst noch nicht alle unserer Verwaltung so weit voraus sind. Das Thema ist auf jeden Fall wichtig, da wir ja auch nach Abschluss der Pandemie noch vieles davon weiternutzen werden, da es sich als sinnvoll herausgestellt hat.

Für das Online-Seminar stellen wir eine technische Umgebung bereit, in der sich alle Personen zumindest hören und abhängig von der Verfügbarkeit einer Webcam auch sehen können. Das komplette Seminar findet im Internet statt.

Organisation der Arbeit in Zeiten der Pandemie

• Lernen aus der Pandemie-COVID19. Von provisorischen zu dauerhaften Lösungen.
• Erreichbarkeit und Service Level.
• Stresstest für Organisatoren, Erfolgsfaktoren und Motivation.

Rechtliche Rahmenbedingungen des Home-Office-Arbeitsplatzes

• Arbeitgeberseitiges Direktionsrecht vs. Home-Office-Arbeitsplatz.
• Gestaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes und Kostentragung.
• Verschriftlichung von Home-/Mobile Office Sachverhalten.
• Verantwortlichkeit für den Arbeits- und Datenschutz.
• Beteiligung des Betriebsrats/Personalrats.

Neue Arbeitsformen auch in der Kommunalwirtschaft

• Organisatorische Weichenstellungen, Strategiearbeit.
• Arbeitsplatzgestaltung der Zukunft Home-/Mobile Office.
• Kommunikation im Home-/Mobile Office, Teams, Zoom und Co.
• Führung und Eigendisziplin gestalten. Vertrauensvolles Miteinander, Teamstrukturen und Leistungskontrolle aus der Distanz.

Workflow aktiv gestalten

• Identifizieren der erfolgskritischen Prozesse.
• Konsequenteres Prozessdenken: Wer macht wann, was und wie?
• Methodisch konsequentes Arbeiten mit gemeinsamen Tools.
• Standards des gemeinsamen Arbeitens (Dateien und Archiv).
• Zentrale Poststelle zur Prozesslenkung.
• Professionalisierung des Arbeitsplatzes.

Digitalisierungsstrategie

• Dokumentenmanagement.
• Best Practice Kommunalwirtschaft.
• Anforderungen an die IT-Infrastruktur.
• Organisatorische Anbindung und Verantwortlichkeiten.
• Mögliches Projektdesign, Roadmap.