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Zulässigkeit höherer formeller Anforderungen an Angebote als Textform (§ 126b BGB)
§ 53 Abs. 1 VgV legt fest, dass Angebote im Vergabeverfahren (mindestens) in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel einzureichen sind. Der Auftraggeber kann aber in den Vergabeunterlagen weitergehende Formanforderungen zur Einreichung der Angebote festlegen.
In einem kürzlich entschiedenen Fall des OLG Naumburg (Beschluss vom 22.11.2019 – 7 Verg 7/19) hatte der Auftraggeber seinen Teilnahmebedingungen ein Hinweisblatt mit folgendem Passus bei-gefügt:
„[…] das in den Angebotsunterlagen enthaltene Original-Dokument [ist] mittels geeigneter Soft-ware auszufüllen […]. Angebote […], welche beispielsweise mit nicht geforderten Signaturen/Siegel versehen wurden oder ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und zur Angebotsabgabe einge-scannt wurden oder elektronisch ausgefüllt, ausgedruckt und zur Angebotsabgabe eingescannt wurden, werden ausgeschlossen.“
Derartige Anforderungen sind nach der Entscheidung des Vergabesenats nicht zu beanstanden. Zum einen ließen die Vergabeunterlagen eindeutig erkennen, welche Anforderungen in formeller Hinsicht an die Erstellung und Einreichung eines elektronischen Angebotes gestellt wurden. Die Festlegungen waren nicht missverständlich oder unklar.
Zum anderen bestand kein Widerspruch zwischen dem Verweis auf die Textform des § 126b BGB und der individuellen Anforderung des Auftraggebers, weil für jeden fachkundigen Bieter dem Hinweisblatt ohne weiteres zu entnehmen war, dass die dort aufgeführten Anforderungen kumu-lativ festgelegt wurden.
Sachliche Gründe für hohe Anforderungen
Auch die Begründung für die Formvorgaben hielt das Gericht für nachvollziehbar. In dem zugrun-deliegenden Sachverhalt hatte der Auftraggeber angegeben, dass andernfalls die Abdeckung von im Voraus vom Auftraggeber ausgefüllten Textfeldern möglich werde, während die elektronische Ausfüllung der Formblätter besser gewährleiste, dass nur die freigegebenen Felder editierbar und nach dem Einreichen nicht mehr veränderbar seien.
Angebotsausschluss bei Verstoß gegen formelle Anforderungen
In dem streitgegenständlichen Vergabeverfahren hatte ein Bieter das ausfüllbare PDF-Angebotsschreiben ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt sowie unterschrieben, es anschließend wieder eingescannt und so elektronisch übermittelt. Daraufhin hatte der Auftraggeber das Ange-bot des Bieters im Hinblick auf diese Abweichungen von seinen formellen Vorgaben von der weite-ren Wertung ausgeschlossen.
Das OLG Naumburg hielt diesen Ausschluss für zulässig. Ein eingescanntes Angebotsschreiben ent-spreche nicht der Vorgabe, das PDF-Formular „mit geeigneter Software" auszufüllen.
Handlungsempfehlungen und Praxistipps
Angebote, die den Formvorgaben des Auftraggebers nicht genügen, müssen zwingend ausge-schlossen werden. Die Vergabestelle sollte also immer kritisch prüfen, ob spezielle Formanforde-rungen tatsächlich erforderlich sind. Bieter tun ferner gut daran, sich bei Unklarheiten in den Vergabeunterlagen unverzüglich, bspw. in Form einer Bieteranfrage, an den Auftraggeber zu wen-den und Aufklärung zu verlangen. Ebenso zu beachten ist, dass individuelle formelle Anforderun-gen an die Einreichung von Angeboten in der Regel bereits aus der Auftragsbekanntmachung, spä-testens jedoch aus den veröffentlichten Vergabeunterlagen erkennbar sein müssen. Hält der Bie-ter die Festlegungen für sachlich nicht gerechtfertigt oder unverhältnismäßig, hat er dies innerhalb der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen; andernfalls wäre er insoweit für ein Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 bzw. 3 GWB präkludiert.
[GGSC] berät regelmäßig öffentliche Auftraggeber bei der Durchführung von Vergabeverfahren und deren elektronische Abwicklung.
Link zur Homepage: www.ggsc.de
