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Ab dem 18. April 2016 müssen Auftragsbekanntmachungen sowie die Vergabeunterlagen interessierten Unternehmen von öffentlichen Auftraggebern zwingend in elektronischer Form unentgeltlich, uneingeschränkt sowie vollständig und direkt zur Verfügung gestellt werden. Dies ist eine Konkretisierung des neuen Grundsatzes in § 97 Abs. 5 GWB (neu), demnach „Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel verwenden“. Näheres regeln insoweit die (ebenfalls neuen) Verordnungen, die Teil der „Vergaberechtsmodernisierungsverordnung“ sind. Vor praktische Probleme und Herausforderungen stellt öffentliche Auftraggeber dabei insbesondere die fehlende Vereinheitlichung aktueller Standards bzw. mangelnde Interoperabilität bei gleichzeitiger Existenz einer Vielzahl diverser Anbieter und technischer Systeme.
Elektronische Einreichung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessensbestätigungen
Im Gegensatz zu Auftragsbekanntmachungen und den Vergabeunterlagen, welche ab dem 18. April 2016 verpflichtend elektronisch verfügbar sein müssen, gilt für die elektronische Angebotsabgabe nach Art. 90 der neuen Vergaberichtlinie 2014/24/EU bzw. § 81 Vergabeverordnung (neu) für öffentliche Auftraggeber noch eine Übergangsfrist bis zum 18. Oktober 2018 (Zentrale Beschaffungsstellen: bis 18.04.2017). Bis zu diesem Zeitpunkt können Angebote, Teilnahmeanträge oder Interessensbestätigungen wie bislang auch auf dem Postweg, anderem geeigneten Weg, Telefax oder durch eine Kombination dieser Übermittlungswege übersandt werden.
Ausgestaltung der Kommunikation zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen nach der neuen VgV
Die neue VgV enthält in ihrem übergreifenden allgemeinen Teil in den §§ 9 bis 13 detaillierte Vorgaben dazu, wie die elektronische Kommunikation zwischen potentiellen Bietern und öffentlichen Auftraggebern künftig zu erfolgen hat und welche technischen Anforderungen hierbei eingesetzte elektronische Mittel einhalten müssen.
Bedeutsam und gleichsam problematisch für die künftige praktische Handhabung ist hierbei die Vorschrift des § 9 Abs. 3 VgV. Dieser bestimmt, dass der öffentliche Auftraggeber von jedem Unternehmen die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse (E-Mail-Adresse) verlangen kann (Registrierung). Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist allerdings zulässig.
Öffentliche Auftraggeber haben jedoch ein nachvollziehbares Interesse daran, bereits auf der Ebene des Abrufs der Vergabeunterlagen Kenntnis davon zu haben, welche Unternehmen sich potentiell an ihrer Ausschreibung beteiligen möchten.
Praxistipp: Hinweis auf freiwillige Registrierungsmöglichkeit bereits in der Auftragsbekanntmachung
Da eine Registrierung(spflicht) nach der Vorschrift des § 9 Abs. 3 VgV und der diesbezüglichen Verordnungsbegründung nicht zulässig ist, ist öffentlichen Auftraggebern zu raten, bereits in der Auftragsbekanntmachung ausdrücklich auf die Möglichkeit einer frei-willigen Registrierung beim Abruf der Vergabeunterlagen hinzuweisen.
Eine solche freiwillige Registrierung interessierter Unternehmen kann in der Praxis dann beispielsweise auf der in der Bekanntmachung angegebenen Homepage des Auftraggebers oder einer von ihm gewählten Vergabeplattform erfolgen.
Bei freiwilliger Registrierung kann dann z.B. über Änderungen an den Vergabeunterlagen, etwaige Bieteranfragen-/-informationen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden. Nach der Begründung des Verordnungsgebers zu § 9 Abs. 3 der neuen VgV, liegt das Risiko, bei Unterlassen einer solchen freiwilligen Registrierung einen Teilnahmeantrag, eine Interessensbestätigung oder ein Angebot aufgrund veralteter Vergabeunterlagen abzugeben und aus diesem Grund vom Vergabeverfahren ausgeschlossen zu werden, sonst allein bei den betreffenden Unternehmen.
Künftig einheitlicher nationaler Standard durch „X-Vergabe“?
Mit Beschluss vom 17.06.2015 hat der IT-Planungsrat beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern die verbindliche Anwendung des IT-Operabilitätsstandards „X-Vergabe“ für das elektronische Vergabewesen beschlossen (s.a. www.xvergabe.org).
Ziel dieses Standards ist es, dass in Zukunft alle E-Vergaben die Mindestbedingungen der Interoperabilität erfüllen, mit anderen Worten: Verfügt ein potentieller Bieter über ein taugliches Tool, soll er seine Angebote trotz unterschiedlicher Systeme problemlos und ohne Hindernisse abgeben können. Ob der Standard „X-Vergabe“ sich künftig tatsächlich als einheitlicher nationaler Standard bewährt, ist derzeit mangels praktischer Erfahrungen noch nicht absehbar.
Es ist zu hoffen, dass unter Mitwirkung aller Beteiligten auf Bundes- und Landesebene, kommunaler Auftraggeber, aber auch der Wirtschaftsunternehmen gemeinsam der nun vorliegende Interoperabilitätsstandard „X-Vergabe“ in der Praxis etabliert wird, um die derzeit bestehenden tatsächlichen und organisatorischen Probleme und Unsicherheiten in der praktischen Umsetzung der E-Vergabe bis zum Ablauf der Übergangsfrist zum 18. Oktober 2018 im Interesse aller Beteiligten zu lösen.
