Mut zum ersten Schritt

Die Studie „Die Digitalisierung in der GreenTech-Branche“ im Auftrag des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) verweist darauf, dass kein Umweltleitmarkt so stark von der Digitalisierung profitieren könnte wie die Kreislaufwirtschaft, aber gleichzeitig kein Sektor bisher so schlecht aufgestellt ist. Dies hat viele Gründe – Fachkräftemangel, Kosten- und Zeitdruck sowie die Ausrichtung an einem klaren strategischen Leitbild sind einige davon. Allerdings bestehen diese Herausforderungen nicht erst seit der Digitalisierung, doch sie erschweren den Prozess. Dennoch müssen sich Betriebe der Kreislaufwirtschaft dem Thema stellen, damit sie zu den Gewinnern der Digitalisierung gehören und ihre Unternehmen zukunftsfähig bleiben. Doch welche Schritte in Richtung digitale Welt sind in einem kommunalen Betrieb praktikabel und zielführend? Was bringt spürbare Vorteile, statt nur Zeit zu kosten, und warum kann Digitalisierung ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein? Es lohnt ein Blick auf das Vorgehen großer Konzerne: Durch eine konsequente Digitalisierung der Prozesse laufen beispielsweise Tourenplanung, Flottenmanagement und Kommunikation deutlich effizienter. Die Folge: reibungslose Abläufe, angenehmeres Arbeiten, sinkende Sachkosten. Was spricht dagegen, dass Routen automatisch an den Verkehrsfluss angepasst werden und somit für den Fahrer weniger Stress bedeuten? Wieso sollte ein Kommunalfahrzeug im vorgeschriebenen Turnus gewartet werden, anstatt dass bei Bedarf das System ein auszuwechselndes Bauteil meldet? Warum sollten Sprachassistenten in der Verwaltung nicht entlasten, wo bisher viel getippt und manuell erledigt werden musste? Es gibt genügend Gründe sich auf allen Ebenen mit Digitalisierungsprojekten auseinanderzusetzen. Dabei geht es nicht darum Riesensprünge zu machen und die Hälfte der Belegschaft unterwegs zu verlieren, sondern systematisch Kompetenz aufzubauen und alle dabei mitzunehmen. Durch eine Digitalisierungs-Roadmap lässt sich zudem vermeiden, dass sich das Uber-Prinzip auch in der Abfallwirtschaft breitmacht und plötzlich fremde Akteure im Revier erscheinen. So paradox es für manche Ohren klingen mag, können auf diese Weise digitale Prozesse – klug implementiert – am Ende viele Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst sichern; und es besteht die Chance, die existierenden Belegschaften von wenig sinnvollen, monotonen Tätigkeiten zu entlasten. Die folgenden fünf Elemente können zur Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für Betriebe der Kreislaufwirtschaft hilfreich sein:

Element 1: Akzeptanz. Digitalisierung von unten nach oben.

Fühlen sich global betrachtet viele Menschen von Digitalisierung, Automatisierung & Co. bedroht, besteht in kommunalen Betrieben ein geringes Risiko der Disruption – es ist wenig wahrscheinlich, dass Menschen durch Maschinen ersetzt werden. Dieses Bewusstsein gilt es zu schärfen, um die Bereitschaft zu stärken, neue Prozesse und Methoden anzuwenden. Ist eine grundsätzliche Akzeptanz vorhanden, macht es Sinn, die gesamte Belegschaft digital einzubinden. Da viele Mitarbeiter keinen Zugang zu PCs haben, stellen erste große Betriebe ihre Intranetseiten offline und etablieren eigene soziale Netzwerke. Sie ermöglichen einen lebendigen Informationsfluss, hohe Transparenz und erleichtern verschiedene Abläufe innerhalb der Organisation. Vom betrieblichen Vorschlagswesen über den Umgang mit Fehlern bis zum Beschwerdemanagement ist eine aktive Teilhabe aller Mitarbeiter möglich, so dass sich der Betrieb als lernende Organisation auf allen Ebenen entwickeln kann.

Betriebe, die konsequent in der internen Kommunikation auf moderne, digitale Kanäle setzen, erhöhen gleichzeitig Tag für Tag die Akzeptanz für Digitalisierung. Wie bei allen kritischen Themen sorgt Wissen für eine Versachlichung.

• Wie genau lässt sich die Entsorgung auf der letzten Meile in das Smart Home integrieren?
• Ist es mit digitalen Instrumenten möglich die Einsatzpläne bedarfsorientierte und flexibler zu gestalten?
• Welche Apps helfen die Kommunikation und Abstimmung zu erleichtern?
• Sind papiergebundene Formulare zum Beispiel in der Personalverwaltung (Arbeitszeiterfassung, Führerscheinüberwachung, Personalentwicklung) noch zeitgemäß?
• Kann die Tourenplanungssoftware aus den Erfahrungen und dem Handlungswissen der Fahrer lernen?
• Wo lassen sich in der Kommunalwirtschaft überall Sprachassistenten sinnvoll einsetzen?
• Über welche Datenschätze verfügen wir eigentlich?

Intern organisierte Seminare, die Digitalisierung anhand von konkreten Beispielen erläutern, sind die Basis für eine dringend erforderliche digitale Kompetenz. Nur wer die Chancen und durchaus auch die Risiken von Digitalisierungsprojekten qualifiziert einschätzen kann, kann sich aktiv und verantwortlich einbringen.

Element 2: Kundenbrille. Digitalisierung als Treiber für die Kreislaufwirtschaft.

Abfälle sammeln und entsorgen, Straßen kehren – diese Tätigkeiten werden wohl so schnell nicht digitalisiert. Sie geschehen in der realen Welt und erfordern reales Anpacken. Trotzdem kann die Digitalisierung für Bürger mehr Komfort bringen und Arbeitsabläufe für Mitarbeiter verschlanken. Viele Dienstleistungen werden von Kommune zu Kommune unterschiedlich organisiert. Sperrmülltransporte beispielsweise sind oft nicht bürgerfreundlich oder sogar unpraktisch. In die Zukunft gedacht, könnte es eine Sperrmüll-Hotline geben, die von einem Chat-Roboter bedient wird. Er übernimmt dank Vernetzung mit der Fahrzeugflotte und GPS-Daten aller Standorte die Ladungs- und Routenplanung, schlägt die effizientesten Entsorgungswege vor, schickt automatisiert eine Rechnung an den Bürger und holt nach einer Weile dessen Feedback ein. Ein System, das diese und andere Möglichkeiten schafft, müsste erst realisiert werden; eine einzelne Kommune mag damit überfordert sein. Gäbe es aber eine Digitalisierungsstrategie mit den erforderlichen Maßnahmen, wäre ein gemeinsames Budget der beteiligten Kommunen denkbar, um die entsprechende Infrastruktur zu schaffen. Fakt ist: Damit wäre der Service vom Kunden her gedacht, nicht von den bestehenden Strukturen her – und gleichzeitig verbessern sich Motivation und Effizienz im Betrieb.

Element 3: Organisation. Digitalisierung als Projekt.

Große Themen sind oftmals Rohrkrepierer – entweder, sie werden von oben angekündigt und verlaufen dann irgendwo in der Mitte des Betriebs im Sande; oder sie werden von unten angestoßen und haben nicht den nötigen Schwung, um bis nach oben durchzudringen. Um digitale Prozesse gemeinsam zu verstehen, Chancen darin zu erkennen und zu realisieren, gelten die klassischen Regeln der Projektarbeit. Die Leitung des Betriebes muss das Thema unterstützen und eine Projektgruppe mit Beteiligten aus allen Bereichen hat die Aufgabe, das Ganze konsequent voranzutreiben. Nach einer ehrlichen Bestandsaufnahme kann eine Strategie entwickelt werden, die zum Betrieb passt. Dabei müssen die ersten Schritte gar nicht hochtrabend sein, im Gegenteil, niederschwellig ist der Schlüssel zum Erfolg. Zum Beispiel ist überall dort, wo Excel-Listen ihr Unwesen treiben, eine Digitalisierungsschwachstelle zu vermuten. Die damit verbundene Doppelarbeit, die für wenig Motivation sorgt, kann oft auf einfache Weise vermieden werden. Messbare Ziele, klare Erfolgsdefinitionen sowie hohe Transparenz und eine regelmäßige Berichterstattung sorgen dafür, dass unterwegs nicht der Drive verloren geht. Dazu trägt, als Blick über den Tellerrand, auch ein kontinuierlicher interkommunaler Erfahrungsaustausch bei.

Element 4: Daten. Digitalisierung als Wissenspool.

Ob gewollt oder nicht: Die Kommunalwirtschaft erzeugt und erfasst Unmengen von Daten – aktuell ohne sie umfassend zu verwerten. Jedes Müllsammelfahrzeug sammelt Informationen zur Route, zu Haltepunkten und zum Verkehr. Im kommunalen Bereich ist jedoch für das Arbeiten mit Daten eine besondere Sensibilität vorauszusetzen, um das Vertrauen der Bürger nicht zu verspielen. Ist der notwendige Datenschutz gewährleistet, könnten unter Einbindung von Machine Learning beispielsweise Fahrzeuge aus den Informationen der Tourenoptimierungs-Software sowie dem Verhalten des Fahrers die beste Route berechnen. Sensoren an Containern könnten Füllstände übermitteln, um Touren optimal und wirtschaftlich zu gestalten. Aus Daten zum Müllaufkommen beim Bürger ließen sich Rückschlüsse auf das Verbraucherverhalten ziehen, die wiederum für die Optimierung von Abläufen genutzt werden können. Diese wenigen Beispiele zeigen, dass Daten ein wesentlicher Schlüssel sein werden, um in Zukunft effizient zu arbeiten – auch und gerade für Kommunen.

Element 5: Technologie. Digitalisierung als Vereinfacher.

Die bisherige Reise durch die Digitalisierungs-Roadmap zeigt: Es geht deutlich erdiger, als man denkt. Zum Schluss soll ein Blick auf ein Beispiel gerichtet werden, das für etwas ausgefallenere technologische Möglichkeiten steht. Augmented Reality kommt zwar aus der Gaming-Welt, doch inzwischen sind handfeste betriebliche Anwendungen auf dem Vormarsch. So zum Beispiel eine 3D-Brille, die für die Wartung von Fahrzeugen eingesetzt wird und Reparaturanleitungen anzeigt. Der nächste Schritt wäre eine einfache Bestellung von Ersatzteilen, direkt aus der Werkstatt: Der Monteur schaut das defekte Bauteil an, bekommt Ersatzteilnummer, Rahmenbedingungen sowie eine vergaberechtlich einwandfreie vorliegende Autorisierung des Lieferanten durch den Einkäufer angezeigt – und bestellt. Im elektronischen Vergabemanagement entstehen automatisch alle erforderlichen Dokumente. Ohne Papierkram, ohne Zeitverzug. So kann Digitalisierung gehen, ganz praktisch.