Ein Arbeitstag ist oft zu kurz, um alle Aufgaben zu schaffen. Da wir die Dauer von Zeit nicht verändern können, bleibt als Gestaltungsraum nur die Aufgabenfülle. Heute befassen wir uns mit den wichtigsten Prinzipien sowohl für mehr Leistung wie auch für mehr Zufriedenheit.

1 Ziele setzen und Hauptaufgaben erfassen

Denken Sie darüber nach, worin Ihre Hauptaufgaben bestehen. Warum genau wurden Sie eingestellt und welche Lösungen sollen Sie auf den Weg bringen? Die Antworten auf Fragen wie diese unterscheiden sich oft erstaunlich stark von dem Tagesgeschäft. Umgekehrt formuliert lenken die vielen Herausforderungen im Alltag von den wirklich wichtigen Themen ab. Was dringend zu erledigen ist, ist nicht automatisch auch wichtig. Die wichtigen und wirklich bedeutenden Hauptaufgaben verbergen sich z.B. in der Stellenbeschreibung und den darin fixierten Kompetenzen oder im Jahresgespräch. Erstellen Sie eine Liste Ihrer wichtigen Aufgaben. In Ihrem Wochenplan sollten Sie mindestens einmal für jede Hauptaufgabe eine Aktivität planen. Damit sorgen Sie dafür, dass Sie sich kontinuierlich um Ihre Ziele kümmern und vermeiden gleichzeitig, dass Sie vom Alltag voll vereinnahmt werden.

2 Übersicht schaffen

Und plötzlich ist Feierabend. Sie fahren unzufrieden nach Hause und haben das Gefühl, kaum etwas geleistet zu haben. Wissen Sie präzise genug, wo all die Zeit bleibt? Führen Sie eine Zeitlang chronologische Tabellen, was Sie wann erledigt haben, und über alle Störungen im Tagesverlauf. In der Analyse können Sie darüber nachdenken, wo sich Potenziale verbergen. Manche sollten stärker delegieren, andere intensiver bündeln und standardisieren.

3 Prioritäten setzen

Kümmern Sie sich persönlich um wichtige Aufgaben, die den Betrieb und Sie persönlich weiter bringen. Bleiben Sie konsequent und vermeiden Tätigkeiten, die weder wichtig noch dringlich sind. Wenn Sie viele Aufgaben haben, hilft eine Liste. Erstellen Sie eine Rangordnung, in welcher Reihenfolge Sie sich um Ihre Aufgaben können, und bleiben Sie dabei diszipliniert.

4 Tagesplan erstellen

Überlegen Sie zum Ende des Arbeitstages, was Sie morgen zu erledigen haben. Fangen Sie mit der wichtigsten und schwierigsten Aufgabe an. Ihre Leistungsfähigkeit ist zu Beginn des Arbeitstages am höchsten. Verschwenden Sie diese wertvolle Zeit möglichst nicht mit Post oder Besprechungen. Das hat Zeit für später, wenn Ihre Leistungsfähigkeit abnimmt.

5 Schriftlich planen

Ob Wochen- oder Tagesplan - Leistung hat etwas mit Disziplin zu tun. Sie verfassen einen schriftlichen Plan und halten sich einfach daran. Dies gilt bei nicht nur für den Kalender, sondern insbesondere auch für Ihre Aufgaben. Im Tagesplan sind Aufgaben "Termine-mich-sich-selbst". Legen Sie ein Notizbuch an oder verwenden Sie die Werkzeuge Ihres Office-Programms. So können Sie am Ende des Tages kritisch prüfen, wie gut Ihre Planung war. Wo erkennen Sie Fehlerquellen? Was hätten Sie eigentlich vorhersehen können? Konsequente Schriftlichkeit hilft der Selbstreflektion.